Du genkender det måske. Du har travlt, indbakken og kalenderen er fyldt op, og du får heldigvis også en del fra hånden. Alligevel har du fornemmelsen af at løbe i cirkler. Eller at din indsats ikke bliver anerkendt, som du havde forventet.
”Så er sagen måske den, at du ikke arbejder effektivt. Når du er effektiv, bruger du dine ressourcer på de opgaver, som forventes løst, med minimalt tidsspild, og til aftalt kvalitet og deadline. Omvendt kan du jo godt sætte gang i eller levere hurtigt på en masse opgaver, som er uden for målskiven”, påpeger chefkonsulent i Djøf Pia Ravn, som her giver fem råd til at strukturere din arbejdsdag og nå dine mål.
1. Find dit fokus
Du skal vide, hvad der forventes af dig, hvis du skal være effektiv. Og her kommer 80/20-reglen ind. 20% af dine opgaver bidrager til 80% af dine resultater (ligesom du går med 20% af dine sko 80% af tiden). Og det er de 20%, du primært bliver målt på og belønnet for. Indkreds de vigtigste 20% af dine opgaver og afstem dem løbende med din leder. Er det her stadig mit fokus? Har deadline rykket sig? Og er de her mennesker stadig de vigtigste interessenter for opgaven?
2. Kend din rytme
Komplicerede opgaver kræver dig, når du har mest energi og fokus. Er du er i dit es om morgenen, så lav dine vigtigste opgaver der. Eller skriver du bedst efter en gåtur, så sæt tid af til det. Find din egen rytme, og planlæg din dag ud fra det.
”Og så er der de dårlige vaner, som forstyrrer din fokustid. Når du fx lige tjekker en pop-up på skærmen, tager telefonen eller skriver en mail, mens du sidder med en opgave. Faktisk er det tit dig selv, der forstyrrer mest, når du arbejder. Så indarbejd gode rutiner for fokustid og vær vedholdende: gør det, du har bestemt dig for, også når overspringshandlingerne lokker”, siger Pia Ravn.
3. Planlæg din tid
Brug din kalender til at styre dine opgaver og ressourcer. Men planlæg højst 80% af din tid – til de vigtigste 20% opgaver, selvfølgelig – så du stadig er tilgængelig for dine kolleger og opgaver, der pludselig skal prioriteres. Sæt altid sluttidspunkter for dine leverancer, for uafsluttede opgaver tærer på din koncentration. Skrider din tidsplan, så sæt ny tid af til opgaven senere. Det giver ro i hovedet til det, du arbejder med nu. Pauser skal også i din kalender. Du kan højst koncentrere dig 45 minutter ad gangen, så tag flere, korte pauser i løbet af dagen. Husk, at der er mange former for pauser fx at klare hovedet, snakke med en kollega, slappe af eller ringe til lægen.
4. Brug feedback
Når du inddrager andre, bliver dit resultat bedre, du vedligeholder dit netværk og gør dig mere synlig. Få gerne sparring fra nogen, du synes er dygtige eller kritiske. Giv også dig selv feedback. Gør status hver tredje eller sjette måned og skriv de resultater ned, du har nået med dine 20% vigtigste opgaver. Pludselig kan du nemlig ikke huske, at du sparkede døren ind for ni måneder siden. Dine feedbackmøder med dig selv er også en god måde at opdatere dit cv – og er du effektiv, kan du klare det på 30 minutter.
5. Luk ned og lad op
Du husker særligt din dags højdepunkter og afslutninger. Så slut din arbejdsdag godt. Luk ned fem minutter før fyraften i stedet for at haste ud ad døren, efterlade uafsluttede mails eller klare et telefonopkald to minutter i lukketid. ”Rund gerne dagen af med fem dybe vejrtrækninger og en vurdering af din indsats versus dit udbytte af arbejdsdagen. Hvornår og hvordan har du peaket i løbet af dagen? Er der uafsluttede opgaver, som skal håndteres, fx sættes i kalenderen senere på ugen? Skriv det ned, som fylder, så du ikke kun lukker computeren, men også dit hoved. Så kan du lade op og være effektiv igen i morgen”, anbefaler chefkonsulenten.