]]>

Corona satte normale procedurer ud af spil

Som indkøbschef i Region Hovedstaden var det Jens Brøndbergs ansvar, at hospitalerne havde værnemidler nok, da coronakrisen ramte. Det blev en alles kamp mod alle – men midt i kaos er der også sået frø til nye måder at planlægge regionens indkøb på.

Jens Brøndberg

Jens Brøndberg, indkøbschef i Region Hovedstaden, fortæller:

...da coronakrisen ramte, måtte vi tilsidesætte de almindelige udbudsprocedurer. Der var simpelthen ikke tid til at følge dem.

Vi køber ind for mere end 10 mia. kr. om året i Region Hovedstaden, så vi er jo vant til at være attraktive for leverandørerne. Når vi har et behov, står folk nærmest i kø for at sælge til os i vores udbud. Men pludselig var konteksten helt anderledes. Hele kloden havde brug for masker, kitler, handsker, håndsprit og der var alt for lidt af det på verdensmarkedet.

Alle lande kæmpede mod hinanden, og normale procedurer var sat helt ud af spillet. Vores aftaler om leverancer holdt, indtil de blev overbudt af andre. Vi plejer jo at se os selv som allierede med nordmænd, svenskere og tyskere, men selv det broderskab var også sat til side. 

Normalt er vores udbudsrunder meget regelbaserede. Udbudsreglerne sikrer gennemsigtighed, og at vi lever op til alle kriterier, klimamål og sociale klausuler. Det er helt fornuftigt og sikrer, at leverandører behandles lige og fair. Vi indgår ikke aftaler på golfbanen eller med vores fætter over julefrokosten. Sådan skal det være.

Men da coronakrisen ramte, måtte vi tilsidesætte de almindelige udbudsprocedurer. Der var simpelthen ikke tid til at følge dem. Så vi brugte en undtagelsesbestemmelse i udbudsloven, som gjorde det muligt at handle på stedet og bagefter forklare, hvorfor vi havde slået hurtigt til og for eksempel brugt 250 mio.kr. på kitler uden at have haft det i udbud. Det var helt nødvendigt i den situation, vi stod i, og undtagelsesbestemmelserne gjorde, at vi stadig overholdt alle regler. 

...både det sundhedsfaglige personale og djøferne kan spare tid på, at ikke alle skal involveres i at udarbejde kravsspecifikationer, evaluere og så videre.

Tempo blev afgørende. I stedet for at have en masse ’brugere’ involveret i indkøbene, samlede vi en task force på 4-5 virkelig dygtige klinikere herunder infektionssygeplejersker, der ved, hvad der er brug for på hospitalerne. Sammen med vores indkøbere sikrede gruppen indkøb af værnemidler til hele landet i stedet for, at hver region skulle købe ind til sig selv.

Det fungerede rigtig godt at gøre det på den måde, og det er noget, vi tager med videre. Der kan godt gå lovlig meget rundkreds i offentlige udbud med rigtig mange mennesker, herunder klinkere, der skal involveres og høres. Så regionerne arbejder nu på at gå endnu mere sammen og også fremover lade mindre grupper af eksperter stå for vores indkøb på tværs af landet.

Jeg er sikker på, at både det sundhedsfaglige personale og djøferne kan spare tid på, at ikke alle skal involveres i at udarbejde kravsspecifikationer, evaluere og så videre. Den tid kan bruges meget bedre på patienterne og på andre opgaver.

Erfaringerne fra coronakrisens første bølge gør også, at vi nu arbejder på at effektivisere vores interne forsyningskæder. Da tingene skulle gå stærkt, blev det klart, at der simpelthen er for mange led og enheder involveret inden produkterne lander hos vores kliniske personale. For at få et hurtigt øjebliksbillede af kapaciteten skulle direktionen have fat i 6-7 forskellige ansvarlige personer. Det holder jo ikke.

I min optik er klichéen om varme og kolde hænder forældet, for i virkeligheden arbejder vi jo sammen for det fælles bedste.

En effektiv intern forsyningskæde er altafgørende. I coronakrisens akutte fase kunne mangel på mundbind, håndsprit og kitler betyde, at patienter måtte ligge på stuer uden personale. I værste fald kunne det lukke hele afdelinger, og jeg vil sige, at vi nogle dage lå på grænsen og kæmpede time for time med at få værnemidlerne frem.

Men også i dagligdagen er det dyrt, hvis det sundhedsfaglige personale skal bruge tid på at opstøve masker eller andre nødvendige remedier og eventuelt må udsætte operationer. Deres tid er utrolig værdifuld, og både sundhedsmæssigt og samfundsøkonomisk er det dyrt hver gang, vi trækker sundhedspersonalet væk fra kerneopgaven. Så der er et potentiale i at optimere den interne forsyningskæde.  

Vi har nok alle godt vidst, at nogle ting kunne gøres smartere helt generelt, men det er et stort system at ændre, så man kan godt sige, at det var noget af det, der kom ud af at blive skubbet ud over kanten i foråret.

Dybest set handler det jo om, at vi bruger alles kompetencer, hvor det giver mest mening, og at vi som administrative enheder fokuserer på at sikre, at sundhedspersonalet får de bedste betingelser for at udføre deres opgaver. I min optik er klichéen om varme og kolde hænder forældet, for i virkeligheden arbejder vi jo sammen for det fælles bedste.