]]>

GDPR og dataansvar ved afholdelse af digitale møder

Vi har alle prøvet det, endnu et møde og endnu engang et digitalt møde. Forskellen denne gang er, at du er mødeleder, og deltagerne er dine kolleger og klubmedlemmer – der er nemlig tale om et klubmøde. Men hvordan er GDPR-reglerne for møder i klubregi. Og er der andre regler, når man skal vælge tillidsrepræsentanter og deltage i møder initieret af Djøf?

Skal du afholde et virtuelt møde, hvor der enten skal vælges tillidsrepræsentant eller -suppleant eller der er tale om et klubmøde, har du ret til at bruge arbejdsgivers system fx Zoom eller Teams. Du skal være særligt opmærksom på, at du fortsat følger Djøfs instruks og overholder eventuelle krav til brug af systemerne, som din arbejdsgiver har fastsat. Skal Djøf deltage – eller inviteres i øvrigt gæster, skal det også ske i overensstemmelse med arbejdsgivers krav.

Møder der er initieret af Djøf sker i Zoom, og sker under krav fastsat af Djøf.

Dataansvar

Som tillidsrepræsentant betragtes du som udgangspunkt som en lokal repræsentant for Djøf på arbejdspladsen. Djøf har i forbindelse med valget af dig som tillidsrepræsentant delegeret forskellige beføjelser til dig. Disse beføjelser kan følge af overenskomster eller klubvedtægter og den instruks, du har modtaget. Du kan læse mere om instruksen på Djøfs TR-side.

Datatilsynet udtaler i vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold, at når der foreligger en bemyndigelse eller instruks til dig som tillidsrepræsentant fra Djøf, så er Djøf dataansvarlig for din håndtering af persondata som tillidsrepræsentant.

Det betyder, at det er Djøf, der vil stå til ansvar over for Datatilsynet, såfremt du håndterer persondata i strid med persondataforordningen (GDPR). Det vil også være Djøf, der vil blive idømt bøder, hvis Datatilsynet måtte udstede bøder i forbindelse med dit eventuelle brud på forordningen.

Datatilsynet har lavet en vejledning vedrørende Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold.

Databistand

Det afhænger af den lokale overenskomst/aftale, om der er en aftale mellem parterne om arbejdsgivers tekniske bistand til dig som tillidsrepræsentant.

Det er som udgangspunkt arbejdsgiver, der yder den nødvendige tekniske og sikkerhedsmæssige bistand til de faglige organisationer (og dermed dig) med henblik på at sikre håndtering af de registreredes rettigheder og sikre fortrolighed omkring de registreredes personoplysninger. Derfor er det også arbejdsgiver, der beslutter, hvilket medie der skal bruges.

I overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler gælder derfor, at det er Djøf, som er dataansvarlig for behandling af personoplysninger, der sker som led i tillidsrepræsentantens varetagelse af sin funktion, mens det er arbejdsgiver som er dataansvarlig for opbevaringen af personoplysninger, som du som tillidsrepræsentant opbevarer i arbejdsgivers IT-systemer.

Datatilsynet har i december 2020 udarbejdet en vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforholdet.

Du kan læse vejledningen her, se særligt om dette emne i punkt 2.3

Møder initieret af Djøf

I Djøf anvender vi Zoom. Det betyder også, at når Djøf initierer et møde med dig som tillidsrepræsentant sker det via denne platform. Du har mulighed for at tilgå Zoom ved at downloade et program (APP) på din computer eller din smartphone, alternativt kan Zoom tilgås via webbrowseren.

Når du deltager i et møde, vil Djøfs privatlivspolitik og Djøfs privatlivspolitik for onlinetilbud via Zoom finde anvendelse.

Læs mere om de ofte stillede spørgsmål om Djøfs brug af Zoom.

Hvordan indkalder du til et møde?

Du vil ofte have brug for at indkalde til et møde, og det letteste er typisk at sende en kalenderinvitation, og det må du heldigvis gerne.

Når du sender en kalenderinvitation ud til klubbens medlemmer, skal du være opmærksom på, at medlemmerne ikke må fremgå af invitationen. Dette vil være i strid med databeskyttelsesloven grundet det faktum, at ens fagforeningsmæssige tilhørsforhold vil komme til udtryk. Bruger du Outlook til at sende kalenderinvitationen, kan du ikke sætte medlemmerne i bcc-feltet.

Undgå at medlemmerne fremgår af invitationen

 

  1. Start med at gå ind i kalenderfunktionen, således du kan invitere til et møde. Opret en ny mødeindkaldelse, og vælg derefter ’Planlægningsassistent’ og ’Til…’. Herefter finder du personerne, du vil sende til. Men i stedet for at tilføje som ’Nødvendig’, skal du tilføje personerne som ’Ressourcer’.
  2. E-mail adresser kan også skrives/kopieres i feltet ’ressourcer’, hvis det er personer, der ikke findes i dit adressekartotek. Det eneste, der betyder noget for denne løsning, er tilføjelsen i ’Ressourcer’, og ikke ’Nødvendig’.
  3. Herefter klikker du ’OK’, og går tilbage til forrige side; ’Aftale’ og udfylder mødeindkaldelsen, som du normalt ville. Det er dog vigtigt at slette adresserne/personerne fra feltet ’Sted’, da det vil afsløre, hvem der har modtaget mødeindkaldelsen.

Find flere spørgsmål og svar vedrørende GDPR.