Forberedelse inden samtalen
Det er altid medlemmet selv, som bestemmer, om vedkommende ønsker at have en bisidder med til en tjenstlig samtale, og hvem det i givet fald skal være. Det mest naturlige er dog at vælge dig som tillidsrepræsentant som bisidder.
I forhold til bisidderrollen, er det vigtigste, at du får drøftet din kollegas behov for din deltagelse. Skal du alene deltage som et ekstra sæt øre, skal du sikre dig, at der er en ordentlig tone eller skal du deltage aktivt. Derudover er det vigtigt, at der er tillid mellem dig og din kollega. Arranger evt. et formøde med din kollega, hvor I drøfter sagen og forbereder jer på samtalen, herunder afdækker din rolle.
Tjek at formalia er i orden – indkaldelsen fra arbejdsgiveren bør indeholde mødetid, mødested, dagsorden med formålet med samtalen. Indeholder indkaldelsen fx ikke nogen klar dagsorden for mødet, er det vigtigt at få dette afklaret med arbejdsgiver inden mødet, så I har mulighed for at forberede jer.
Under samtalen
Medlemmet er hovedpersonen, og din rolle er først og fremmest at være lyttende og observere, medmindre at du og din kollega har aftalt noget andet til formødet.
Det er vigtigt, at du bevarer overblikket og sørger for, at samtalen forløber professionelt. Afklar med ledelsen, om de udarbejder et referat fra mødet. Bed om en pause, hvis din kollega har behov for det, eller du vurderer, at situationen kræver det. Tag noter under mødet, så du kan huske detaljerne senere.
Hvis baggrunden for den samtale er, at din kollega har handlet åbenlyst forkert, handler det om ikke at optrappe konflikten yderligere. Det kan fx ske ved at din kollega beklager situationen og klart tilkendegiver, at han eller hun fremover vil gøre, som ledelsen ønsker.
Efter samtalen
Når samtalen er afsluttet, kan du med fordel evaluere samtalen med din kollega, hvor I drøfter hvad I hver især har hørt og evt. sagens udfald. Lav en aftale med din kollega om at I fælles kommentere på referatet, hvis der er noget, som ikke er kommet med, eller hvis I ikke er citeret korrekt. Hvis der opstår en uenighed med arbejdsgiveren om ordlyden af referatet fra samtalen, og I ikke får jeres ændringer skrevet ind i referatet, har medlemmet lov til at få sine bemærkninger lagt på sin personalesag som et bilag til referatet.
Det er heldigvis ikke hver dag, du skal agere bisidder, så kontakt Djøf for sparring, når situationen opstår.